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日本の実体は「ワープロ業務」レベル。本当の「システム業務」にすることで生産性を上げよ!

2021/09/22
 
事務処理スピードアップのイラスト
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長年、大手鉄鋼会社及び関連企業、米国鉄鋼会社に勤務。仕事のテーマは、一貫して生産性の向上。生産部門、開発部門、管理部門、経営部門において活動。何事につけても「改革しよう」が、口癖。日本経営士会会員。 趣味:市民レベルのレガッタ、ゴルフ。

日本の実体は「ワープロ業務」レベル。本当の「システム業務」にすることで生産性を上げよ!

 

いまだに多い、生産性の悪いオフィスの「ワープロ業務」

今、オフィスで手書き文書を見ることは、ほとんどありません。事務処理に使われる各種書類、集計表などあらゆる文書のフォームは、WordやExcelなどで作成されています。街の小さな商店でも、昔のように文房具屋から納品書や請求書綴りを買ってきて商店名のスタンプを押すことは、まずありません。どこもWordやExcelなどでオリジナル伝票を作成します。社名やロゴの入った綺麗な印刷物や画面が使われています。

一見すると、どの文書もPCから出力され、システム化しているように見えます。しかし、実はワープロ化しているだけの仕事が、結構あります。これを「ワープロ業務」と言うことにします。ワープロ業務化で実現したのは、「生産性改善」ではなく「見てくれ改善」でした。例えば、データベースの考え方がない請求書発行などです。文書の発行(請求書)はされるのに、管理表(顧客管理や売上管理)は、別途入力したり集計したりする仕事の仕方です。

ワープロ業務から脱却して、生産性を上げたレポート作成業務の例

Aさんの仕事は、工場で製作した機械品の検査レポート作りです。機械品の試験データや寸法データは、デジタルで集めます。ところが、その後のレポート作成は、PC上の手作業です。PCのExcelシートに外観写真を張り付け、説明文を付け、データを転記します。正直、PCで悪戦苦闘するより、以前やっていた決められた用紙に写真を糊付け、下に手書きで説明を書いた方が、速い気がします。PCで作成したレポートは、美しいですが、これで生産性が高くなったとは思えません。そこで、生産性の向上活動テーマに、この仕事を取り上げました。Aさんのサポートに、PCに詳しいB君を頼みました。その過程を紹介します。

ステップ1:
まず、気が付いたのは、Aさんがソフトの特性をあまり知らないで使っていることでした。文章ならWordが速く、写真の貼り付けは、パワーポイントが便利です。データは、Excelです。また、Aさんは、ソフトの使い方を詳しく知りません。自分のやっている方法で文章や表が作成できるので、違う方法を学ぶ必要はないと思っていました。これまで、ショートカットキーさえ使ったことがありません。B君は、いろいろ教えましたが、面倒になってYouTubeにある「Excelの使い方動画」を紹介しました。

ステップ2:
次は、Excelによるデータ整理の能率アップです。マクロ機能を使って、試験データを取り込み、演算して、表を出力します。Aさんは、Excelにマクロ機能があること、ソフトを作るためにプログラム言語VBA(Visual Basic for Applications)を使う必要があることを初めて知りました。今さらVBAを勉強する気にはならないので、B君に、ボタンを押したら提出用の表がでるようにしてもらいました。B君は、ついでに合否判定して、定形文章を出すようにしました。

ステップ3:
写真は、PCファイルから選んで、パワーポイントに貼り付けました。レポート作成を簡単にするために、文章やデータのページと写真のページは分離しました。

これらの改善で、1レポートに2時間ほどかかっていた作成時間が、30分に短縮されました。この経験などから、以下に独断ですが、事務処理作業の生産性向上の5つのステップをまとめてみました。

事務処理作業の生産性向上、5つのステップ

1.WordExcelの能率の良い使い方を知る。教育する。
2.マクロ機能を使う。プログラムをつくれる人を見つけるか、養成する。
3.使用頻度が高く投資効果が見込めるなら、本格的なシステム構築を検討する。あるいは、既存のシステムを拡張する。
4.クラウドサービスを活用する。
一人1か月1,700円程度かクラウドサービスが受けられます。クラウドサービスには、就業管理、出張管理等、どこの会社にもある汎用業務に対応したソフトを提供しています。
5.条件が整っていれば、RPARobotic Process Automation)技術を活用する。
自社システムとExcel業務を連携したり連続したりする場合、RPAによる自動化ができます。問題は、個別業務を処理するシステムやExcelのマクロソフトが整備されているかです。試験的に、メインコンピューターから毎日受注と売上データをPCにダウンロードして、このデータを元にPC処理を行う業務をRPAでさせたことがあります。データの到着待ち、計算時間を要する業務だったこともあり、大きな生産性改善効果がでました。従来は、人がデータ到着や計算終了を待って作業をしていたのが、RPA任せです。最近は、RPA構築を相談できる会社が増えています。相談すると、まず個別処理業務のシステム化度合が聞かれます。



まとめ

オフィスにある多くのWordやExcelで行われている業務は、ハンコ文化と相まって「ワープロ業務」に留まっている例が多いようです。これでは、PCを使っても生産性向上になりません。マクロ機能を含め、各種ソフトを十分使いこなすことが望まれます。また、クラウドサービスのソフトやRPAの活用による生産性の向上は、まだ広く世間に普及している段階ではありませんが、今後利用ハードルが低くなっていくはずです。会社の規模、業務内容に合ったシステム構築を期待します。

参考記事:チームの業務効率化のための5つのポイント(オフィス編)

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