間接部門において「ムダ」な仕事を見つける３つのステップ
間接部門において「ムダ」な仕事を見つける３つのステップ
見つけにくい間接部門の「ムダ」な仕事は、業務一覧表で見つけられる
「沢山の資料作成」
「様々な問い合わせへの対応」
「規定やマニュアルにない仕事だらけ」
これらは、「間接部門」といわれる総務、人事、管理などの部署の実態の極一部です。これら間接部門における日本企業の生産性が低いことが問題となり、業務改善が大きな課題として認識されています。
私の担当した職場では、基幹システムを改善し、ハンコをやめて決済システムを導入しました。確かに、該当する業務の能率が上がり、仕事は楽になりました。しかし、その部署全体を見ると大して仕事量は減っていませんでした。残業時間も変わりません。同時にリモートワークも導入したのですが、社員がPCに向かっている実質時間は同じです。
これは、生産部門など直接部門に比べて、間接部門の業務は多種多様であることが原因だと後から気づかされました。基幹システムを改善しても決済システムを導入しても、それでカバーできる仕事は、全体業務の一部でしかありませんでした。これが、システム改善をしても成果が出なかった原因でした。間接部門には、「一過性の仕事」、「属人的な仕事」、「業務規程やマニュアルに書けない仕事」が沢山あります。これらのいわば「隠れ業務」が、数多く存在し、時間を奪っているのです。
間接部門において生産性を上げるためには、「隠れ業務」も含めて業務を見える化し、「ムダ」な仕事を見つけ改善することが必要です。
間接部門の「ムダ」な仕事を見つけるには、３つのステップがあります。
１）チームの業務一覧表を作成する
２）上司を含めチームで業務一覧表を確認する
３）「ムダ」な仕事を見つける
「ムダ」な仕事を見つけ、「やめる」「簡略化」することは、リーダーの重要な役目と心得え取り組むことです。
チームの業務一覧表を作成する
業務の一覧表を作成します。表に書き込むのは、業務名、担当、頻度、必要な時間等です。ある会社の総務室の業務一覧の一部を例として紹介します。
Example of job list
一覧表を作ってわかるのは、間接部門といわれる部署の業務は、まとまった仕事が少なく、細々とした仕事の集合ということです。特に総務室など「なんでも屋」の最たるもので、非定常の突発的な仕事も多くあります。作表にあたり注意すべきは、やっている仕事をすべて書き出すことです。「ちょっとしたこと」が重なり、貴重な時間を奪っていると認識することです。
思い出しながら業務一覧表を作成しても網羅できません。別途、仕事を中断されたことをメモすることを勧めます。「仕事の途中でかかってきた電話３分」「部長からの問い合わせ５分」「突然の訪問者対応１５分」等々とその場でメモします。あとで、業務一覧表に書き込んでください。これら非定常な仕事が、半分を超えていてもおかしくないのが、間接部門です。
上司を含めチームで業務一覧表を確認する
業務一覧表を作成したら、リーダー（上司）を含めて確認することです。たぶん表の漏れに気づきます。また、初めて知る同僚の仕事があるはずです。私の経験では、この表をチームで見ると
「こんな仕事もある」「あんな仕事もある」
とドンドン項目が増えていくものです。
リーダー（上司）が、知らない仕事が沢山でてきます。
「まだ、こんなことをしていたの」
「○○さんは、こんなことまでしていたの」
リーダーが業務一覧表をみて、即「ムダ」な仕事と気づくこともあります。これらは、その場で、リーダーが「即刻やめる」との指示を出せば、仕事が効率化するだけでなく、リーダー個人の信頼が大いに高まるメリットもあります。
「ムダ」な仕事を見つける
できた業務一覧表から「ムダ」な仕事を見つけます。キーワードは、
「誰のための仕事」
「何のための仕事」
です。各業務に関して、改めてこの問いかけをしてみることです。過去には必要であったが、今となっては「意味ない仕事」となっているものがありませんか。
「もしやめてしまったら、何がおきるか？」
「誰が困るか？」
と考えるのも「ムダ」な仕事を見つけるヒントになります。
「ムダ」と思われる仕事を「やめる」「簡素化する」には、どうしても上司の同意が必要になります。担当者だけでは、勝手にやめられないのが、日本の慣習です。
上司（リーダー）の大きな仕事は、「ムダ」な仕事をやめることと心得て取り組むことです。
まとめ
間接部門において生産性を上げるためには、「隠れ業務」も含めて業務を見える化し、「ムダ」な仕事を見つけ改善することが必要。
間接部門の「ムダ」な仕事を見つけるには、３つのステップは、
１）チームの業務一覧表を作成する、
２）上司を含めチームで業務一覧表を確認する、
３）「ムダ」な仕事を見つける。
「ムダ」な仕事を見つけ、「やめる」「簡略化」することは、リーダーの重要な役目です。
