仕事を溜めてしまいがちな人にお勧め、仕事を速くする「仕事を受ける時」のコツ
仕事を溜めてしまいがちな人にお勧め、仕事を速くする「仕事を受ける時」のコツ
仕事を溜めない「仕事が速い人」がしている「仕事を受ける時」のコツ
「次から次へと仕事の依頼が舞い込み、仕事が溜まってしまう」
「仕事を溜めこみ気が付けば、残業や家に仕事を持ち帰る」
そんな仕事を溜めてしまいがちな人に、仕事を速くする方法をご紹介します。
それは、
「仕事を受けた瞬間」に依頼者に質問すること
です。「仕事を受けた瞬間」とは、直接声をかけられ依頼された時、電話で依頼された時、メールやチャットでの依頼なら、そのメールやチャットを開けた時です。
「仕事を受けた瞬間」に、
「ご依頼の仕事は、○○で行こうとおもいますが、よろしいですか？」
とか、
「その仕事、少しお待ちいただけますか？」
といった提案や条件変更を求める提案を質問の形で依頼者にして、仕事の方法や方向性の同意をもらうことで、仕事の負荷を減らせます。仕事量が減れば、結果を速く返せます。仕事の結果を速く返せれば、仕事が溜まるのを防げます。
仕事が溜まる大きな理由は、手順や納期、重要度が不明な「曖昧な仕事」を受けてしまうからです。仕事を受けて、手段を迷うことなく行動できれば、効率が良くなります。ところが、曖昧なままで仕事を受けると、依頼者の意向を想像し、どうすべきか検討し、挙句に依頼者に確認するなど、行動する前から停滞が生じ、結果仕事が溜まります。
「仕事を受けた瞬間」に依頼者に質問するメリットは、３つあります。
１）仕事を受ける段階が、依頼者が最も話を聞いてくれる
２）依頼を受けて時間が経過するほど、依頼者の期待が高まり仕事量が増える
３）自分の方針を依頼者に伝えることで、仕事量を減らせる
「仕事を受けた瞬間に依頼者に質問する」方法は、実際に歴代３人の社長を補佐していた秘書Sさんの仕事ぶりを見て気付いた「仕事を溜めないコツ」です。
仕事を受ける段階が、依頼者が最も話を聞いてくれる
依頼者が仕事を頼む時、
「忙しいだろうが、これやってくれる」
「面倒なことを頼んで悪いが、○○を頼む」
などと、相手に気を使った言葉を添えるものです。どこまで本心かは別として、依頼者は多少なりとも相手の気持ちを受け入れる用意があります。
「今やっているこの仕事の後でもよろしいでしょうか？」
などと仕事順の調整など提案が出来やすい状況です。
そもそも仕事を依頼された時の選択肢は、4つあります。
１）依頼された仕事の指示をそのまま受ける
２）仕事の質、納期に条件を付ける
３）その仕事を受けるかわりに、他の仕事を減らしてもらう
４）断る
依頼する人により仕事の依頼の仕方は様々です。仕事の目的や手順まで説明して依頼することもあれば、「丸投げ」としか思えないような依頼もあります。数日かけて検討を要することもあれば、シンプルに体を動かすだけのものもあります。いずれにしても、依頼された指示をそのまま受けることは、仕事を溜める危険があります。
「どの程度のレベルで仕上げるのか？」「納期は？」「予算は？」
などと仕事の内容を「仕事の依頼を受けた瞬間」に確認することです。そして、必要なら仕事に条件を付けることで仕事量を減らせます。
「この仕事を今日中にしますので、○○は納期を週末にしてください」
「ご依頼の仕事Ｂを優先しますので、先日ご依頼の仕事Ａは、他の人にお願いしてもらえませんか」
などです。仕事を依頼された瞬間が、依頼者が一番話を聞いてもらえる状態にあります。この時こそ、仕事に「条件をつける」、あるいは「断る」一番の機会です。
依頼を受けて時間が経過するほど、依頼者の期待が高まり仕事量が増える
依頼された仕事の指示をそのまま受け入れ、後で仕事の内容を確認しようと依頼者とコンタクトしようとしても捕まらないケースがよくあります。また依頼者は、相手が依頼した仕事を「そのまま受け入れている」と思い込んでいますので、仕事の断りや条件の変更が受け入れにくくなっています。
依頼された仕事を直ぐに返すと、内容に多少不足感があっても受け入れてくれます。ところが、依頼されてから時間が経過すると、依頼者の期待が高まり内容がしっかりしていないと結果に満足してもらえません。言い換えると依頼から時間が経過するに従い、仕事量が増加するのです。特に「調査」「まとめ資料作成」といったゴールが曖昧な仕事は、要注意です。仕事を抱えている時間が長いほど、依頼者は完璧な答えを期待しゴールが遠くなります。
自分の方針を依頼者に伝えることで、仕事量を減らせる
「調査」「まとめ資料作成」といったゴールが曖昧な仕事は、自分からゴールを示すことで、仕事量を軽減できます。例えば、
「調査は、ネット検索で分かる範囲を表にすれば、よろしいですか？」
と依頼を受ける時に自分の方針を伝え同意を求める方法です。
冒頭に紹介した社長秘書のSさんは、この手の提案型質問が得意です。
「ご依頼のA社○○さんとの会食、和食の××店に予約しますが、どうでしょうか？」
「お持ちになるPR資料は、△△課のBさんにお願いすることでよろしいですか？」
「B社の調査、ネット情報の範囲ということでよろしいですか？」
こんな具合に、仕事を依頼された瞬間、Sさんは提案型の質問をして、自分の考えをしめし依頼者である社長の同意を得ます。これを、
「会食の料理と店は、いかがしましょうか？」
と質問すると、
「そうだな．．．そちらで調べてくれないか．．．」
と仕事が増えてしまします。Ｓさんは、提案型の質問でどんどん仕事を処理していきます。自分で処理する場合もあれば、他の人に回していくこともあります。
仕事を依頼された時に、質問の形で自分の方針を提案できるのは、Sさんのように沢山の答えを蓄積しているからです。しかし、Sさんもそうでしたが、必ずしも初めから答えの蓄積があった訳ではありません。自分から提案をしているうちに、答えが蓄積されていったのです。質問をするとき、まず自分で答えを考えて提案してみることは、成長に繋がります。
例えば、ゴルフのグリーン上でベテランキャディからどう打つか「方向と強さ」を指示してもらうとビギナーでも驚くほど球はカップに近づきます。ところが、そのキャディがいなくなれば、元の木阿弥です。ベテランプレーヤーでも、自分でどう打つか考えを示さずにキャディに聞くだけでは、長年プレーをしていてもさっぱりパットは上達しません。
「この位曲がりそうなので、ここに向かって５ｍぐらいの感覚で打ちたいけどどうですか？」
そんな質問をしてから指示してもらい、実際にプレーをして答え合わせをすることがうまくなるコツです。
仕事を受けた時に自分で考えた方針や提案を依頼者に示すことは、仕事を速くするに留まらず自分自身の成長に繋がります。
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まとめ
仕事を溜めてしまいがちな人が、仕事を速くするコツは、
「仕事を受けた瞬間」に依頼者に質問すること
です。「仕事を受けた瞬間」に依頼者に質問するメリットは、３つあります。
１）仕事を受ける段階が、依頼者が最も話を聞いてくれる
２）依頼を受けて時間が経過するほど、依頼者の期待が高まり仕事量が増える
３）自分の方針を依頼者に伝えることで、仕事量を減らせる
また、仕事を受けた時に自分で考えた方針や提案を依頼者に示すことが、自分自身の成長に繋がります。
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