資料作成が出来ない、資料作成が遅れる４つの理由と対策
資料作成が出来ない、資料作成が遅れる４つの理由と対策
資料作成が出来ない、遅れる理由
ＰＣを前に、「資料作成ができない」「資料作成が期限に遅れる」ことを気にしている人に向けて、その理由と対策を紹介します。
資料作成が出来ない、資料作成が遅れるのは、大きく４つの理由があります。
１）どんなテーマで資料作成するか決まらない
２）資料の構成が決まらない
３）必要なデータ（部品）が集まらない
４）資料作成スキルが不足している
この前に、「やる気がでない」というのがありますが、この４つが克服されていないから「やる気がでない」のが実情かと思います。資料のテーマが決まり、構成が決められれば、後は力仕事です。資料作成ができない、資料作成が遅れる４つの大きな理由の中で、自分がどこで停滞しているか見極めることで、ピンチを脱出できます。
資料作成ができないのは、どんなテーマで作成するか決まらないから
仕事の資料作成は、上司や顧客の依頼で行われます。具体的に
「どんなデータを集め、こんなシートに仕上げろ」
といった依頼ならテーマで悩むことはありません。しかし、資料作成が出来ない、資料作成が遅れるといったケースでは、なかなかテーマが決まらないことが原因のことがあります。上司や顧客の依頼には、内容が曖昧なものがあります。
「今度の経営会議に○○プロジェクトを報告したいので、これをまとめた報告資料を作成してくれ」
「お客様向けに商品PRをする資料を作ってくれ」
といった指示です。
まず、すべきことは２つです。
① 依頼者にどんなテーマ、内容の資料を求めているか確認する
依頼者に対して、どんなテーマでどんな内容かの確認をします。
「内容は、お任せします」
と言われたとしても、せめて資料を受け取る人はどんな人なのかを確認することです。
② 資料を受け取る側（読む、見る）の立場で、何を知りたいか考える
資料のテーマを考えるとき、とかく何を伝えたいかを優先して考えがちです。テーマを考える上では、資料の受け取り側の視点に立って、
「何に興味があるか」「何を知りたいか」「何を不安に思っているか」
などからメインテーマやサブテーマを見つけることです。
先ほどの例ですと経営会議の出席者は「○○プロジェクトの何を心配しているか」「何を期待しているか」を想像してサブテーマを絞りこむことです。
資料作成が遅れるのは、構成が決まらないから
テーマが決まって、いきなりパソコンに向かい資料を作成することは、能率的ではありません。たとえA４サイズ１枚パワーポイント数頁でも構成をまず考えることをお勧めします。いきなり資料を作成すると、どうしても詳細に注目して全体が見えず、後になって構成を変えることが生じやすいものです。そのために、次の手順をお勧めします。
① 類似資料の構成を調べる
類似資料を調べて、これに今回のテーマやデータをはめ込むことが、資料作成では一番容易な方法です。自分の過去に作った資料、社内で過去に作成された資料、ネット等に掲載さているものなどを参考にします。繰り返し作成する資料では、テンプレート化することです。
② 資料構成を手書きで図式化する
テーマに従い、受け手の疑問や当方の伝えたいことを並べ、構成してみること。この際、手書きで図をかくことで、自分の考えをまとめることもできます。PCやスマホのメモ機能もありますが、手書きには図や文字の書き込みなどで思考過程がわかるメリットがあります。手書きを推奨する方のネット記事を紹介します。
資料作成がうまい人は｢手書き8割｣だった｜東洋経済ONLINE
資料作成が遅れるのは、必要なデータ（部品）が集まらないから
構成する部品であるデータが集まらないと、資料作成ができません。特に依頼したデータが届かない場合は、自分でどうすることもできず深刻な問題となります。
① 必要になると思われるテータを普段から集めておく
これが出来れば苦労はありません。せめて、どこに行けば、ネットのどこを調べればデータがあるか知っておくと便利です。
② データの精度を判断する
必要なデータがなく、資料作成の期限が迫ったとき３つの対応法があります。
１）資料そのものを出さない
２）「××％増加」「△△円減が見込まれる」と記載する
この２つは、お勧めできません。
３）「約××％増加見込み（詳細は後日報告）」
といった表現にすれば、未完のイメージをなくせます。この場合、資料に載せるデータにどの程度の正確性を求められるかの判断が必要になります。学術書や公的な統計では、遅れても正確性が優先されます。従い、１）２）の判断でしょう。経営を判断するのであれば、細かな数字より増加傾向か低下傾向かが優先されます。「営業部の話によれば、売上げ高は、約３％増。（確定データは後日報告）」でも十分な資料になります。
資料が遅れるのは、作成スキルが不足しているから
資料作成の期限が迫って、PCの各種ソフトが使えない、文章力が不足しているなどスキルの不足を感じても始まりません。日頃から資料作成に必要なスキルを勉強しておくべきでしょうが、急には無理です。資料作成を分業することを考えるべきです。具体的には、
① スキルのある人に尋ねる
② 人に頼む、外注する
ことです。ただし、何をしたいかの構想がしっかりしていないと人に頼めません。ソフトの使い方を尋ねるにしても、どんな図や表にしたいのか明確でないと適切なアドバイスをうけられません。構想が明確で必要な部品（データ）があれば、組み立てはプロに任せることが可能です。始めから、部品集めと構想作りに集中して、組み立ては人に頼む分業をイメージし、頼む相手のスケジュールを空けてもらうことは、私自身よくやって効果を上げています。
まとめ
資料作成が出来ない、資料作成が遅れるのは、大きく４つの理由があります。
１）どんなテーマで資料作成するか決まらない
２）資料の構成が決まらない
３）必要なデータ（部品）が集まらない
４）資料作成スキルが不足している
資料のテーマが決まり、構成が決められれば、後は力仕事です。資料作成ができない、資料作成が遅れる４つの大きな理由の中で、自分がどこで停滞しているか見極めることで、ピンチを脱出できます。
参考資料：個人の業務効率、労働生産性を向上のさせるための５つのヒント
