個人の業務効率、労働生産性を向上させるための５つのヒント
個人の業務効率、労働生産性を向上のさせるための５つのヒント
個人の生産性を向上のさせるための５つのヒント
「１日が短くて、仕事をやりきれなかった」
「雑用が多くて、本来の仕事がはかどらなかった」
「仕事相手の対応が遅くて、仕事が停滞した」
１日の終わりに、こんなことを思うことがありませんか。個人の生産性を向上さて、時間的にも、精神的にも余裕を持ちたいものです。この記事では、企業にて労働生産性向上活動をしてきた経験から見つけた５つのヒントを取り上げます。
① 目標設定
② 年月日計画
③ 先手必勝
④ 嫌な仕事の先行着手
⑤ 気分転換
目新しいことではありませんが、意識してやることで効果を生みます。なにより、前向きに取り組んで、自分改革をしていくことです。
目標設定：自分に期待されていることを明確にする
仕事は、持っている時間分だけ生れてきます。夕方からしか客の来ない店の人も昼から何かしています。会議以外にやることがあるのかと思う会社幹部の人（会社幹部の方には失礼｟笑｠）もＰＣの前で１日中何かをしています。
会社から期待されていることとは何かを明確にしてみてください。一般の会社なら、会社の収益に貢献することが期待されています。直接収益につながる仕事もあれば、間接的な仕事もあります。製造や販売のような直接部署もあれば、経理や総務のような間接部署もあります。自分なりに、あるいは上司と相談して、会社があなたに期待することを明確にしてください。明確にしたら、目標を決めます。
明確な目標があれば、仕事の優先順がきまります。仕事の合理化は、ＥＣＲＳで進めます。やる必要のない仕事をやめ、時間があれば、他のことをするか、帰宅（在宅なら仕事を離れる）ことです。
＊ECRS：Eliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入替えと代替）、Simplify（簡素化）の頭文字
参考：本ブログ「労働生産性を上げる事務処理改革。不要な仕事は、すぐやめる」
年月日計画：年、月、日の計画を立てる
計画したことを実行できると、大きな充実感が得られます。目標があり、これに沿った日々のやることを手帳やスマホに書きます。会議予定、面談予定などのイベントは当然として、調べものをする、資料を作る、本を読むなど、やることを書きます。これが、計画です。同じように、月毎にやることを書きます。１年の計画も書きます。月と年は、10項目以下で十分です。そして、毎日この計画に対して、〇×△を付けます。〇は完了、△は着手したが未完。×は未着手。
私も実践していますが、〇が並ぶと充実感があります。月や年の計画は、未完や未着手が多くなりがちです。できれば毎日、月や年計画も見て、決意を新たにすることをお勧めします。
先手必勝：相手に対して先手必勝を心がける
朝、仕事を始めるにあたってまずメールを確認することが習慣の人が多いようです。開けたとたん、依頼メール、督促メールが飛び込んできて慌て、その対応で午前中は終わりなんて日がありませんか。先手必勝という言葉がありますが、毎朝メールを開けるときは、相手の返事や結果報告を見たいものです。
前日に、相手に対して依頼メールを出しつくすことです。すると朝は、余裕の結果待ちです。
「当室は、午後４時以降のご依頼は、受付ません。ご依頼があっても翌日処理になります」
と宣言したことがあります。当初４時以降も「なんとかしてくれ」との声がありましたが、そのうちに相手も時間を守るようになりました。結果、全体として大いに労働生産性が向上しました。
嫌な仕事の先行着手：嫌な仕事に、まず着手
どうしてもやらなくてはならない嫌な仕事はあるものです。面倒そうな仕事、嫌な上司への報告、嫌なお客様の相手、やり方がわからない仕事などは、とにかく着手することです。この手の仕事は、後になればなるほど、実行が難しくなります。とにかく着手することです。意外に簡単だったり、考えていた方法とは異なる方法を見つけたりするものです。特に相手が嫌で着手が遅れることは、大抵悪い結果となります。
気分転換：気がのらない時にすることを決めておく
残念ながら、どうしても気がのらない時があります。「考える仕事」をしなくてはならない時など、アイデアが浮かばず時間がたちます。創造的な仕事をする作家や作曲家などもいろいろやっています。煙草を吸う、コーヒーや紅茶を飲む、散歩などが無難なところです。酒を飲む、なんとなくネットやＳＮＳを閲覧する、ゲームをすることは、終わりの時間を誤り、やった後に後悔しがちです。（自分の経験からですが）
掃除、ストレッチなどの軽い体操が、お勧めです。時間が決まっており、やった結果に充実感があります。
日頃から、気がのらない時のすることをいくつか、決めておくといいです。あなたが、気に入ったことを決めましょう。気がのらない時は、迷わず、それをやることです。何もしないで、ボーとするも有りです。結果としてボーと時間が経つことが最悪です。
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まとめ：個人の生産性を上げなければ、日時は過ぎ去る
やることは多いのに、日時はどんどん過ぎ去ります。個人の生産性を上げて、日時を有効に使いたいものです。
個人の生産を上げる５つのヒント、
１）目標設定 ２）年月日の計画 ３）先手必勝 ４）嫌な仕事の先行着手 ５）気分転換
を実践することをお勧めします。
参考記事：「仕事が出来る人」の特徴は、すぐ分かる、すぐ決める、すぐ行動する
