労働生産性を上げる電子メールの習慣（日本の生産性15）
労働生産性を上げる電子メールの習慣
労働生産性を妨げるメールの実態
朝、パソコンを起動しメールボックスを開けると数十通もの未読のメール。これを読み始め返信を書いていると、あっという間に１時間や２時間が経過したような経験がありませんか。
仕事の途中で、スマホやパソコンにメール着信通知が来て、あわてて対応する。対応したら元の仕事のペースに戻れなくなったことがありませんか。
メールは、便利なコミニュケーションツールですが、使い方次第で生産性を落す原因になります。
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020」によれば、会社でやり取りされるメールは、１日平均一人受信50通、送信14通だそうです。時間にすると１日６６分メールを読み、８３分書いています。合計で一人１日２時間２９分もメールに関わっていることになります。
私は、１０人ほどのグループの生産性向上活動を支援したことがあります。このグループは、分析及び報告書を作成することが主な業務で、生産性を向上対策としてメール関連時間の短縮を上げて活動していました。彼らのメールに関わる時間は、一人１日１時間30分ほどでしたが、これを３０％ほど削減させた対策を以下にご紹介します。
労働生産性を上げるメールの７つのルール
１．メールチェックを朝、昼、夕方の３回にする。 メールのチェック時間が朝、昼、夕方であることを互いに知らせる。
２．メールの着信通知をオフにして、仕事を中断させない
３．伝えたいことが、タイトルだけでわかるようにつける。例えば、「１０月１日１０時〇〇会議案内」「××社案件、失注」といったように。
４．メールのタイトルを使いまわしをしない。同じタイトルにRE：が付いた返信メールが、何度も行き来し、REだらけになっていませんか。
５．メールの書式を簡素化する。
・相手に肩書を付けず「さん」付けにする。（相手の役職を調べる時間を省く）
・挨拶文は、簡素化もしくは、省略する
・送信相手を限定する。CC.のルールを決める。
・内容は、できるだけ定型化する
６．クリックを必要とする添付ファイルは、極力減らす。本文中に内容の要点を記載する。ファイルが開く時間が長いと見たくなくなります。
７．メールソフトの機能を活かす。
仕分け、検索、アドレスのグループ分けなどの機能活用。
メールを１日３回チェックに制限しようと提案したとき、
「メールの返信が遅れると相手に失礼では」
との意見がでました。実際、アンケートによれば、メールを１日１０回以上チェックする人は、５０％以上に達します。しかし、８時間以内に返信すれば、８７％の人は「遅い」と感じないようです。（以上、出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020」）
How many times a day do you check your email?
How long do you feel frustrated if you don’t get a reply?
１日３回メールのチェックに制限することやメール着信通知をオフにすることは、仕事を中断させずに済みます。電話やメールチェックによる仕事の中断から、仕事のリズムを取り戻すまで、平均23分必要との研究もあります。（出典：カリフォルニア大学アーバイン校）
YouTubeで十分学習できるメールの便利機能を活用しよう
メールソフトの使い方は、なんとなく覚えた人が多いようです。長年パソコンを使っていながら、ショートカットキーを使ったことがない人、メールの着信表示を切断する方法を知らない人が、結構います。メールが送れないなど、仕事が進まない状況が発生すれば、誰かに聞くなどしますが、便利機能については、知らなくても作業できますので、知らないまま時が経過していました。グループでメールの使い方を議論しているうちに、便利な機能があることを知った人が、「勉強会をしようか」となったのですが、コロナ禍でなかなかできません。テキストを読んでも、なかなか理解できません。ところが、YouTubeを検索すると、メールソフトの使い方を徹底的に教えてくれるサイトがあります。自分のレベルにあった解説を丁寧にしてくれます。（例えば、【2020年最新完全版】Outlookメール使い方の全て）各サイトでは、無料で質問にも答えてくれます。大いに活用して、生産性向上に活用したいものです。
まとめ；メール時間、一人一日２時間半を減らせ
コミニュケーションツールとして、電子メールは、無くてはならないほど重要になっています。しかし、一人一日平均２時間半余りがメールに時間を取られ、生産性を落としていることも事実です。仕事が無くても、仕事をしていなくてもパソコンの前でメールを見ていることで、仕事をしているように見えます。本人も仕事をした気になってしまします。メールを効率よく活用するこはもちろんですが、メルマガ、チャットなど活用を発展させてたビジネスのブレークスルーを期待します。
