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労働生産性を上げる電子メールの習慣(日本の生産性15)

2021/09/07
 
メールのイラスト
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長年、大手鉄鋼会社及び関連企業、米国鉄鋼会社に勤務。仕事のテーマは、一貫して生産性の向上。生産部門、開発部門、管理部門、経営部門において活動。何事につけても「改革しよう」が、口癖。日本経営士会会員。 趣味:市民レベルのレガッタ、ゴルフ。

労働生産性を上げる電子メールの習慣

 

労働生産性を妨げるメールの実態

朝、パソコンを起動しメールボックスを開けると数十通もの未読のメール。これを読み始め返信を書いていると、あっという間に1時間や2時間が経過したような経験がありませんか。

仕事の途中で、スマホやパソコンにメール着信通知が来て、あわてて対応する。対応したら元の仕事のペースに戻れなくなったことがありませんか。

メールは、便利なコミニュケーションツールですが、使い方次第で生産性を落す原因になります。

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020」によれば、会社でやり取りされるメールは、1日平均一人受信50通、送信14通だそうです。時間にすると1日66分メールを読み、83分書いています。合計で一人1日2時間29分もメールに関わっていることになります。

私は、10人ほどのグループの生産性向上活動を支援したことがあります。このグループは、分析及び報告書を作成することが主な業務で、生産性を向上対策としてメール関連時間の短縮を上げて活動していました。彼らのメールに関わる時間は、一人1日1時間30分ほどでしたが、これを30%ほど削減させた対策を以下にご紹介します。

労働生産性を上げるメールの7つのルール

1.メールチェックを朝、昼、夕方の3回にする。メールのチェック時間が朝、昼、夕方であることを互いに知らせる。

2.メールの着信通知をオフにして、仕事を中断させない

3.伝えたいことが、タイトルだけでわかるようにつける。例えば、「10月1日10時〇〇会議案内」「××社案件、失注」といったように。

4.メールのタイトルを使いまわしをしない。同じタイトルにRE:が付いた返信メールが、何度も行き来し、REだらけになっていませんか。

5.メールの書式を簡素化する

・相手に肩書を付けず「さん」付けにする。(相手の役職を調べる時間を省く)
・挨拶文は、簡素化もしくは、省略する
・送信相手を限定する。CC.のルールを決める。
・内容は、できるだけ定型化する

6.クリックを必要とする添付ファイルは、極力減らす。本文中に内容の要点を記載する。ファイルが開く時間が長いと見たくなくなります。

7.メールソフトの機能を活かす

仕分け、検索、アドレスのグループ分けなどの機能活用。

 

メールを1日3回チェックに制限しようと提案したとき、
「メールの返信が遅れると相手に失礼では」
との意見がでました。実際、アンケートによれば、メールを1日10回以上チェックする人は、50%以上に達します。しかし、8時間以内に返信すれば、87%の人は「遅い」と感じないようです。(以上、出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2020」)

1日にメールをチェックする回数

How many times a day do you check your email?

メールの応答時間に対する不満

How long do you feel frustrated if you don’t get a reply?

1日3回メールのチェックに制限することやメール着信通知をオフにすることは、仕事を中断させずに済みます。電話やメールチェックによる仕事の中断から、仕事のリズムを取り戻すまで、平均23分必要との研究もあります。(出典:カリフォルニア大学アーバイン校)

YouTubeで十分学習できるメールの便利機能を活用しよう

メールソフトの使い方は、なんとなく覚えた人が多いようです。長年パソコンを使っていながら、ショートカットキーを使ったことがない人、メールの着信表示を切断する方法を知らない人が、結構います。メールが送れないなど、仕事が進まない状況が発生すれば、誰かに聞くなどしますが、便利機能については、知らなくても作業できますので、知らないまま時が経過していました。グループでメールの使い方を議論しているうちに、便利な機能があることを知った人が、「勉強会をしようか」となったのですが、コロナ禍でなかなかできません。テキストを読んでも、なかなか理解できません。ところが、YouTubeを検索すると、メールソフトの使い方を徹底的に教えてくれるサイトがあります。自分のレベルにあった解説を丁寧にしてくれます。(例えば、【2020年最新完全版】Outlookメール使い方の全て)各サイトでは、無料で質問にも答えてくれます。大いに活用して、生産性向上に活用したいものです。

まとめ;メール時間、一人一日2時間半を減らせ

コミニュケーションツールとして、電子メールは、無くてはならないほど重要になっています。しかし、一人一日平均2時間半余りがメールに時間を取られ、生産性を落としていることも事実です。仕事が無くても、仕事をしていなくてもパソコンの前でメールを見ていることで、仕事をしているように見えます。本人も仕事をした気になってしまします。メールを効率よく活用するこはもちろんですが、メルマガ、チャットなど活用を発展させてたビジネスのブレークスルーを期待します。

参考記事:なんでも屋の総務部がオフィス業務を効率化する5つのポイント

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長年、大手鉄鋼会社及び関連企業、米国鉄鋼会社に勤務。仕事のテーマは、一貫して生産性の向上。生産部門、開発部門、管理部門、経営部門において活動。何事につけても「改革しよう」が、口癖。日本経営士会会員。 趣味:市民レベルのレガッタ、ゴルフ。
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