「要領が悪い人」とは、「仕事が遅い人」ではなく「生産性が悪い人」のこと
「要領が悪い人」とは、「仕事が遅い人」ではなく「生産性が悪い人」のこと
「要領が悪い人」とは、「行動の生産性が悪い人」のこと
「あの人は、要領がいい」
「私は、要領が悪くて仕事が遅い」
そんな、「要領がいい」とか「要領が悪い」とは、どんなことでしょうか。
仕事の上で、「要領がいい人」とは、「仕事が速い人」、「仕事を沢山する人」といったイメージがあるかも知れません。しかし、仕事が速いとか沢山できると言っても、それが長時間労働によるものであれば、決して「要領がいい人」とは言えません。
「要領が悪い人」とは、仕事などの「行動の生産性が悪い人」のことです。
生産性とは、使った時間に対して、アウトプット（仕事の成果）が多いか少ないかということです。これを数式化すると以下のようになります。
（要領）＝（行動の生産性）＝（アウトプット）／（使った時間）
ある仕事をするのに１時間でやる人より、2時間かかっている人のほうが、「要領が悪い」ということです。「要領が悪い」とは、仕事が遅いのではなく、生産性が悪い仕事のやり方をしているということです。これは、必ずしも人の能力そのものだけではなく、能力の使い方の方に問題があります。
ところで、生産性は、能率と効率で決まります。
能率は、その人の仕事の時間当たりの処理能力です。集中してその仕事をしたら時間当たりどの位仕事ができるかです。
効率は、会社に拘束されている時間（勤務時間）当たりの仕事量です。８時間会社にいて８つの資料を作ったとすれば、（１資料／時間）となります。ところが、実際は休憩１時間、雑用や電話対応等３時間とられているとすると、実質１日４時間しかその仕事をしていません。つまり、４時間で８資料を作ったことになります。集中して仕事をすることが、生産性を上げるには重要です。
仕事をする上で、「要領の悪い人」には、次に挙げるような特徴があります。
１）仕事の優先順位がついていない
２）時間管理が出来ていない
３）余計な情報に惑わされている
「要領がいい」というのを車の運転で例えると、目的地にどれだけ早く、しかも楽に到着できるということです。能率は、車のスピードです。スピードを上げれば早くつきますが、むやみにスピードを出すと安全性のリスクや燃料のロスが生まれます。効率は、実際に目的地に向かって進む運転をした時間で決まります。未知に迷っては目的地に近づくことはできませんし、休憩なしの運転は事故のリスクが上がります。
この記事では、仕事の「要領の悪い人」をドライブに例えて考えてみます。
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仕事の優先順位がついていない
要領が悪い人の特徴として、計画性がなく仕事の優先順が曖昧なことがあります。複数の仕事に優先順が付けられず、どれも手をつけた結果どれも中途半端になるようなことです。事前の計画で、仕事の重要性、難易度、かかる時間を予測して、仕事の優先順を決めることが大切です。小さな雑用を処理する際でも、
「これなら１０分位で終わる」
といったように、処理予想時間を考えることが大切です。
仕事の「要領の悪さ」を車で移動することに例えれば、最終目的地がハッキリしていない。あるいは、最終目的地はあっても通過点が曖昧で、途中でＡ地点経由になったり、Ｂ地点経由になったりするといったことにあたります。最悪は、道に迷ってしまうことで、時間と燃料それに体力をロスします。
仕事の内容などによっては、他の人に任せるという選択肢もあります。すべて一人で背負わなくても、他の人にやってもらうことです。「要領のいい人」は、「頼み上手な人」でもあります。ドライブでいえば、車の運転を他の人に代わってもらうようなものです。
時間管理が出来ていない
「仕事の要領が悪い」のには、時間の有効な利用をしていないということもあります。限られた時間の中で、最高のパフォーマンスができればいいのですが、締め切りまでの時間があるとダラダラと仕事をしがちです。また、長時間同じことをやり続けて集中力を切らして、能率が下がってしまいます。以下に、時間当たりのアウトプットを増やす、つまり能率を上げるコツを２つご紹介します。
１）仕事に期限を付けること
「期限のない仕事」は、後回しにされ易く、突然上司から
「あの仕事、終わったのか？」
と言われてアタフタするということが起きます。また、「期限のない仕事」をしていると、どうしてもダラダラと時間を掛け過ぎる傾向になります。
期限がない仕事には、自分で期限を設定することが、要領が悪くならないコツです。
２）15分毎に仕事に区切りをつける
仕事や勉強に集中しなくてはと思っていても、人の脳は15分を超えてくると集中力を失うとの報告があります。2017年にベネッセコーポレーションと東京大学の池谷教授が行った調査によると、60分休憩なしで学習したグループよりも、45分（15分×3セット・途中2回休憩）の方が、勉強効率がよかったとの報告があります。（参考記事：㈱ベネッセ「学習時間を細かく分けた『45分』で『60分』と同等以上の学習効果を発揮・・・」）脳科学の研究では、人の脳は同じことを15分以上続けると集中力が切れて、ストレス物質（ノルアドレナリン等）が分泌されるそうです。
そこで、15分程度で区切りをつくり、ミニ休憩をいれるとか、違う仕事をするといったことが有効と言われています。
余計な情報に惑わされている
仕事をしていると、「邪魔」が入ります。電話、メール、問い合わせ等々です。「邪魔」は、外からだけではありません。スマホやネットで情報を調べている途中で、興味のある動画や記事をついつい見て時間がたってしまうといった「内からの邪魔」もあります。
ドライブを例にすれば、「余計な情報」で道に迷ったり、とんでもないルートを進むことになったりすることが起きます。カーナビがあるのに、「こちらの道路の方が、渋滞なく行ける」「こちらの方が、眺めがいい」「距離が短い」といった情報をスマホで得て、車を進めた結果、車1台がやっと通れる狭い山道で冷や汗をかくことに成りかねません。（これは、私の経験です。）
マスコミ、インターネット、クチコミなど、身の回りは情報で溢れています。ついついこれらを見たり聞いたりしたくなるものです。しかし、そのために使う時間、得た情報が有益でない場合が多いことなど、十分に注意する必要があります。
通勤時間帯の電車内の多くの人がスマホ画面を見ていますが、スマホを当てもなく見るのは、何か面白いことが載っているかも知れないという「期待」と引き換えに、貴重な時間を「失っている」との自覚が必要です。
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まとめ
「要領がいい」とは、仕事をする上で「生産性が高い」ということです。仕事で「要領の悪い人」には、次に挙げるような特徴があります。
１）仕事の優先順位がついていない
２）時間管理が出来ていない
３）余計な情報に惑わされている
これらを克服して、生産性の高い仕事ができる、つまり「要領のいい人」になれます。
