仕事での「話し方」とプライベートでの「話し方」の違いとコツ
仕事での「話し方」とプライベートでの「話し方」の違いとコツ
仕事での「話し方」とプライベートでの「話し方」の違いとは？
「君の話は、何を言っているのかわからない！」
職場で、トラブルの報告を受けた上司が、部下を叱った言葉です。その部下は、お客様で起きたトラブルに対して、経緯や原因、自分の行動やお客様の反応などを反省も込めて話そうとするのですが、上司は状況を把握できず、イラ立って発した言葉です。
また、ある女子社員が同僚に子供についての悩みを話したことがありました。家で話をしない、勉強をせず部屋にこもりがちな娘のことを聞いて欲しかったのですが、
「要するに、中学生によくある反抗期の問題でしょう。時間が解決してくれるわ。」
こう一言で片づけられ、「同僚に話をするんじゃなかった」と後悔しました。こちらは、いきなり結論を言われて、話をしたこと自体を悔むことになってしまいました。
健全な会話、つまり互いに「気持ちのいい会話」をするには、仕事とプライベートとは異なる「話し方」のコツがあります。それは、
１）仕事の会話は、情報や意見を正確に短く伝えること
２）プライベートの会話は、話を「広げる」こと
です。プライベートといっても、金銭の話などは、仕事と同じです。仕事の会話には、明確に「伝える目的」があります。プライベートの会話は、「会話そのものが目的」です。
仕事とプライベートでは、会話する目的が異なりますので、適切な「話し方」も違います。
仕事の会話であれ、プライベートの会話であれ、相手が「嫌い」という感情が生まれると、事実や感情が伝わりにくくなります。場面にあった「話し方」を心掛け、相手が「嫌い」という感情を抱かせないことが「話し方」のコツです。
「話し方は、聞き方である」
とよく言われます。確かにその通りですが、会話は、話し手と聞き手から成り立っています。話し手のピッチャーが、いきなり暴投したり、ボールがキャッチャーまで届かなかったりでは、ゲームは始まりません。健全な会話を成立させるには、ボールをキャッチ―に捕球させる必要があります。また、キャッチャーは、ピッチャーにボールを投げ返えし捕球させる必要があります。会話は、相手が捕球できる適切な「話し方」から始まります。
この記事は、自分の会社経験と五百田達成著「話し方で得する人損する人」（ディスカバー２１）を参考に書いています。
話し方で 損する人 得する人 ( 五百田達成の話し方シリーズ )
仕事の「話し方」の基本は、簡潔でわかり易く
仕事の会話は、情報や意見を正確に短く伝えること重要です。仕事における話し方は、多くの本やネット記事に載っています。
１）５W1Hに従って
２）数字などを使って具体的に
３）ロジカルに
といったところでしょうが。例えば、お客様でのトラブル報告では、この３つのポイントを押さえることが大切です。しかし、いきなり上司にすべとの内容を話そうとしても、きっと上司は困惑するはずです。後日、報告書としてまとめるには、このポイントでいいのですが、上司への第一報には、気を付ける点があります。たとえ業務上の報告であっても、上司には感情があります。普段からミスの多い部下では、トラブルの話を切り出した途端に拒絶反応が起きるかも知れません。言い訳の入った報告であれば、
「そこまで判っているなら、そもそもトラブルを起こすな！」
と返されるかもしれません。事実の報告をするのにも、相手に感情的な拒絶が起きない配慮が必要です。例えば、
「すみません、ミスしました。○○の理由で、お客様に迷惑をかけています。すぐに、お客様には、代替え品をお届けします」
これだけで、十分です。もっと詳しいことを上司が知りたければ、質問をします。
仕事では、「簡潔」に「ロジカル」な「話し方」をするのが大切です。一度に話すのではなく、こまめな報告が相手に信頼感を与えます。また、人は感情に生き物ですので、悪い報告は、まず謝罪の言葉から。指摘は、良いことから。うまく行ったときでも、感謝の言葉から。相手に「嫌悪感」を抱かせない言葉から始めることが大切です。
会話をそのものが目的なら、会話を続けること
プライベートの会話は、会話そのものが目的です。会話をして結論を出すのではなく、話を続けたいのです。このとき会話を「広げる」ことを意識することです。会社で上司と部下と話すときであっても仕事以外の話は、会話そのものが目的です。
冒頭にあげた女子社員が同僚に中学生の娘の相談をしたのは、必ずしも解決策を求めているわけではありません。とにかく、話を聞いて欲しいとの思いが先でしょう。同僚に話をしたのは、「解決策」よりも「共感」を求めていたのに、相手から
「これで解決、終わり」
とでもいうような「話し方」をされてしまったのです。
会話を「広げる」とは、互いに「心地よい」状態を続けることです。極限すれば、相手に嫌われずにすむ「話し方」をするということです。いくつかの「話し方」のコツを挙げます。
１）相手のペースで話をしてもらうと会話が続きます。
２）やたら「なるほど」を連発するより、だまってうなずく。「なるほど」を繰り返すと、相手は、「ハイハイ分かった。もういいよ」と感じます。
３）悩み相談を受けたら、「よくあること」と片付けず、「一緒に考えよう」といった共有すること。また、安易に「アドバイス」をしない。気が付くと、自分の体験談になります。
４）互いが沈黙したとき怖がらないこと。無理に話を繋ごうとすると、相手への質問ばかりになるか、自分の話ばかりになります。会話がなくても、互いに「リラックス」できていれば、いいのです。
５）自虐と見せた自慢話はしない。「ほめて！」と素直に言ってみては。
６）褒めるときは、上から目線は禁物。「あなたの○○はいいよ」より、「あなたの○○、私好きよ」のほうが、相手に印象を与えます。
まだまだ、「話し方」のコツはあるでしょう。プライベートでの話は、「共感」を得ることが大切です。
まとめ
「気持ちのいい会話」をするには、仕事とプライベートとは異なる「話し方」があります。
１）仕事の会話は、情報や意見を正確に短く伝えること
２）プライベートの会話は、話を「広げる」こと
仕事の会話には、伝える目的があります。プライベートの会話は、「会話そのものが目的」です。仕事とプライベートでは、会話する目的が異なるので、適切な「話し方」も違います。ただし、どちらの場合であれ、相手が「嫌い」という感情が生まれると、事実や感情が伝わりにくくなります。場面にあった「話し方」を心掛けることが、「話し方」のコツです。
参考記事：ビジネスマンの最強ツールは、「相手の気持ちを読む」こと
