仕事の「ムダ」を見つけて、業務効率化を図る３つのポイント
仕事の「ムダ」を見つけて、業務効率化を図る３つのポイント
業務効率化は、「ムダ」を見つけ改善することで進む
「業務効率化が進まない」
「職場の改善点が見つからない」
「リモートでも仕事量が減らない」
業務を効率化して、労働生産性を上げる必要性は、誰しも分かっています。ところが、実際にはなかなか改善しません。特に間接部門の改善は、問題点が見えにくいこともあって停滞しがちです。残業が減らない、リモートでの仕事になっても、実質残業をしていということは、ありませんか。
最も効果のある業務効率化は、「やめる」ことです。もちろん、本業の仕事をやめるわけにはいきませんので、正確には「ムダな仕事をやめること」です。「業務効率化のために、ムダを除くことが重要だ」と生産管理では、よく言われます。「トヨタ式」と言われる生産管理では、「ムダ取り」が大きな柱となっています。（例えば、若松義人著「『トヨタ式』大全」 ＰＨＰ文庫）
大きな問題は、この「ムダ」が人によって、とらえ方が違うことです。在庫をある程度積んでおくのが、ムダなのか。手を止めている時間が、ゆとり時間なのか、ムダ時間なのか。各自違う考えをもっている可能性があります。まず、
「『ムダ』とは、付加価値を高めないこと」
と皆が考えを統一することが重要です。その上で、「付加価値を高めない」モノ、作業方法、会議などで、「ムダ」を見つけ改善することで業務効率化が進みます。「ムダ」を見つけ、改善する上でポイントが３つあります。
１）「自部門においてムダとは何か」を理解すること
２）ムダを見つけるには、仕事を要素に分解すること
３）管理監督者の仕事は、「ムダを見つけること」と心得る
これは、実際に生産性向上活動にたずさわり得たポイントです。モノ作り現場のみならず、間接部門でも必要なことです。このポイントを押させて、業務効率化に取り組み成果を上げることを期待します。
「自部門においてムダとは何か」を理解することが業務効率化に繋がる
ムダとは、「付加価値を高めない」ことと冒頭に定義しました。生産現場や営業部門では、これでも分かります。しかし、総務などの間接部門では、「何が付加価値化か」の判断が難しいものです。そこで、もう一つの基準があります。
「ムダとは、その部門にとってのお客様の役に立たないこと」
その部門にとっての「お客様」とは、製造部門においては次工程です。総務部であれば、従業員そのものでしょう。
「その仕事をすることで、お客様にどんないいことがあるのか」
「その仕事をすることで、お客様に迷惑をかけないか」
そんな視点で、仕事にムダがないかを見ていきます。着眼点は、次の項で紹介しますが、その仕事そのものや各工程で「お客様にとって価値がない」ことを、ムダと認識して改善することが大切です。
ムダを見つけるには、仕事を要素に分解することで業務効率化
ムダを見つけるには、仕事を要素技術に分解することです。必要な仕事であっても、出来るだけ細かに分解すると「ムダ」が見えてきます。
「トヨタ式」のテキストに「ムダの着眼点」として上げられている７項目を紹介します。これは、生産現場で着眼点を意識したものですが、間接部門にも当てはまります。例えば、顧客向けの商品説明資料を作るとして、カッコ内に適用ヒントを入れてみます。
① 不良、手直しのムダ（資料のミス）
② 作りすぎのムダ（印刷物の在庫過多）
③ 仕事のやり方のムダ（資料のネタ集め方法）
④ 運搬のムダ（配布の方法、ネット活用）
⑤ 動作のムダ（資料作成場所の環境）
⑥ 手待ちのムダ（依頼データ待ち）
⑦ 廃棄のムダ（過剰な印刷物）
仕事の工程を出来るだけ細かく分解し、この７つの着眼点を当てはめてみてください。特にあたり前と思ってやっていることが問題です。「お客様の役にたっていないことはムダ」という考え方のもと、この着眼点を適用していくと改善点が見つかり易いものです。
管理監督者の仕事は、「ムダを見つけること」と心得る
管理監督者の仕事は、
「頑張ってるね」
と励ますことでも
「もっと早くやれ」
と発破をかけることでもありません。
「もっと簡単にできないか」
「もっと楽にできなか」
と考えることが仕事です。そして、ムダを見つけ、改善を部下に働きかけていくことです。
製造部門では、ムダは見える形で存在していることが多いものです。ところが、間接部門やPCに向かって仕事をしている部署では、ムダが見えにくいものです。ある新任の課長が、
「新任で仕事が分からないので、教えてください」
と言って事務所の一人ひとりに声を掛けました。
「この仕事は、誰のため？」
「この作業は、何のため？」
「このファイルは、いつ、どんな頻度で使うの？」
こうやって１か月ほど聞きまくりました。聞かれる方は、仕事が中断すると迷惑がられていましたが、そのうちに
「聞いてください。これ、誰が使うデータなんですかね？」
「やる意味あるのでしょうか？」
と愚痴を話すようになり問題点が見えてくるようになりました。その後、課長の指示でムダを除く改善が行われました。課長の役目は、ムダを見つけることと、部下の提案した改善案を取り上げ、その変化を他部署に伝え、説得することでした。
先ほどの資料の作成のムダを見つける前に、「その資料を作ること自体がムダ」かどうかは、管理監督者の役目です。
まとめ
「ムダ」を見つけ改善することで、業務効率化ができます。ムダは人によってとらえ方が異なることがあります。「ムダ」とは、付加価値を高めないことです。
１）「自部門に取ってムダとは何か」を理解すること
２）ムダを見つけるには、仕事を要素に分解する
３）管理監督者の仕事は、「ムダを見つけること」と心得る
この３つを実施して、「ムダを見つけ改善する」ことで、業務効率化を進めることができます。
参考記事：直接労働時間と間接労働時間の最適比率は、全社、各職場、個人で違う！
労働生産性を上げる事務処理改革。不要な仕事は、すぐやめる
