会議の効率化は、「なんのための会議」かを仕分けすることから

2020/09/24

2024/03/23

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小宮幸久

長年、大手鉄鋼会社及び関連企業、米国鉄鋼会社に勤務。仕事のテーマは、一貫して生産性の向上。生産部門、開発部門、管理部門、経営部門において活動。何事につけても「改革しよう」が、口癖。日本経営士会会員。趣味：市民レベルのレガッタ、ゴルフ。

会議の効率化は、「なんのための会議」かを仕分けすることから

大きな組織や会社では、やたらと会議が多いものです。コロナ禍の影響で、リモート会議も増えて、回数も時間も幾分かましになってきましたが、生産性からみると課題だらけです。何とか効率化できないかと思います。

会議の効率は、アウトプットを会議の工数（出席者数×会議時間）で割ったものです。アウトプットを報告や決定事項の数でみるか、質でみるか定義しにくいですが、工数は容易に把握できます。ある若手社員が、出席者推定時給に会議時間をかけて、会議コストを作成し、私に持ってきたことがありました。

「この会議、毎回1８万円かかっています。それで、ほとんどの人は議題に無関心で発言もありません。こんな効率の悪い会議をやめてくれませんか」

毎朝やっていた２０分ほどの会議に文句を言ってきました。

「皆を集めて毎朝会議をするのは、コストに見合う大事なことがあるからだ」

と反論したのですが、その「大事なこと」を示すことが出来なければ、若手の言うとおりムダ時間です。

これが、きっかけで会議に関して意見を聞きました。

会議時間が守られない、長い。
会議資料作りが大変。
会議の参加者が多く議論できない。特定の人だけが、発言している。議題に関係の無い人が参加させられている。
なんの為の会議が分からない。結局、上司へ報告しているだけで、他の人は発言しない。
会議の結論が出ない。いくら上司に説明しても、明確な指示がなく「次回までの検討」となる。
各部署から会議に参加しているが、その部署の利害から出た発言だけ。
会議が終わって、参加者が各部署に報告しない。

いろいろ不満が出てきました。会議の回数に対する不満より、会議の効率化に関する不満が多くでました。時間が長い、参加する必要のない人が呼ばれる、結論が曖昧といった内容です。会議の問題は、その企業や組織の慣習、上司の個性など個々の環境により異なります。会議を効率化するには、一概に「こうすれば良い」とは言えませんが、以下に会議を主催するリーダーに向けた会議の種類別の会議効率化手順を記します。下に、フロー図も付けましたので、参考にして下さい。